پوشه دکمه دار PKHT A4 (3.400 تومان)
در دنیای امروز، مدیریت مکاتبات و مستندات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از ابزارهای مهم در این زمینه که برای مدیریت مستندات مورد استفاده قرار میگیرد، دفتر اندیکاتور است که به کمک آن می توان نامه ها و اسناد را به صورت منظم و دقیق ثبت و پیگیری کرد. در این مقاله به بررسی دقیق تری از دفتر اندیکاتور و نحوه ثبت نامه در آن خواهیم پرداخت:
دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور یک نوع دفتر است که برای ثبت نامه ها و مکاتبات رسمی مورد استفاده قرار می گیرد. این دفتر معمولا توسط سازمان ها، ادارات دولتی، و شرکت های بزرگ استفاده می شود تا تمامی نامه ها و مکاتبات خود را به صورت منظم و مستند نگه دارند. استفاده از دفتر اندیکاتور به سازمان ها این امکان را می دهد که بتوانند به راحتی به نامه ها و اسناد دسترسی داشته باشند و از گم شدن یا فراموش شدن آن ها جلوگیری کنند. همچنین، این دفتر کمک می کند تا مکاتبات به صورت سازماندهی شده و با ترتیب زمانی مناسب، ثبت و بایگانی شوند. بنابراین استفاده از این دفتر در اکثر مکان های اداری به صورت فیزیکی و یا مجازی امری ضروری است.
انواع دفتر اندیکاتور
به طور کلی میتوان گفت دفتر های اندیکاتور به دو دسته تقسیم می شوند. در ادامه به مهم ترین نوع آنها یعنی دفتر اندیکاتور دستی و الکترونیکی میپردازیم:
دفتر اندیکاتور دستی
دفتر اندیکاتور دستی به صورت فیزیکی و در قالب یک دفتر کاغذی است و اطلاعات نامه ها به صورت دستی در آن ثبت می شود. هر چند این روش ممکن است زمان بر باشد، اما برای سازمان هایی که تمایل به استفاده از روش های سنتی دارند، مناسب تر است.
دفتر اندیکاتور الکترونیکی
با آمدن تکنولوژی و تغییر کردن نحوه ثبت مکاتبات، امروزه از دفتر اندیکاتور الکترونیکی استفاده میشود. دفتر اندیکاتور الکترونیکی از نرم افزارها و سیستم های رایانه ای استفاده می کند. این روش به دلیل داشتن سرعت بالا و کاهش خطاهای انسانی، در بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.
مزایای استفاده از دفتر اندیکاتور دستی
استفاده از دفتر اندیکاتور دستی دارای مزایای خاص خودش است که در ادامه به چندین مورد مهم آن می پردازیم:
حفظ اصالت و سادگی
استفاده از دفتر اندیکاتور دستی باعث حفظ اصالت و سادگی در فرآیند ثبت نامه ها میشود. این روش به دلیل عدم نیاز به تکنولوژی پیچیده، برای بسیاری از افراد قابل فهم و آسان است. یادگیری دوباره و شاید پیچیده بودن استفاده از سیستم های کامپیوتری برای افراد مسن تر دشوار باشد. در نتیجه با استفاده از دفتر اندیکاتور دستی این امر برای این دسته از افراد آسان تر خواهد بود.
دسترسی آسان و بدون نیاز به تجهیزات
یکی از بزرگترین مزایای دفتر اندیکاتور دستی، دسترسی آسان به اطلاعات بدون نیاز به تجهیزات الکترونیکی است. با یک نگاه سریع به دفتر، می توان اطلاعات مورد نیاز را پیدا کرد.
امنیت و محرمانگی بیشتر
اطلاعات ثبت شده در دفتر اندیکاتور دستی به صورت فیزیکی نگهداری می شود و و بر خلاف روش الکترونیکی در معرض حملات سایبری قرار نمی گیرد. این امر باعث افزایش امنیت و محرمانگی اطلاعات می شود.
مزایای استفاده از دفتر اندیکاتور
در این بخش به بررسی مزایای استفاده از دفتر اندیکاتور می پردازیم:
بهبود مدیریت زمان
استفاده از دفتر اندیکاتور به سازمان ها و مکان هایی که نیاز به ثبت مکاتبات دارند، کمک می کند تا زمان کمتری را برای جستجو و پیگیری نامه ها صرف کنند و بتوانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
کاهش خطاهای انسانی
با استفاده از دفتر اندیکاتور الکترونیکی، احتمال وقوع خط های انسانی مانند فراموش کردن ثبت نامه یا اشتباه در وارد کردن اطلاعات تا حدود زیادی کاهش می یابد.
چالش های استفاده از دفتر اندیکاتور دستی
با آنکه دفتر اندیکاتور دستی و به صورت فیزیکی، حالت استانداردی از این دفر است، اما باید بدانیم معایب و چالش هایی نیز در هنگام استفاده آن وجود دارد. استفاده از دفتر اندیکاتور دستی ممکن است زمان بر باشد و نیاز به دقت و نظم بالایی دارد. همچنین، احتمال گم شدن یا آسیب دیدن دفتر نیز وجود دارد.
چالش های استفاده از دفتر اندیکاتور الکترونیکی
در استفاده دفتر اندیکاتور به صورت سیستمی و الکترونیکی با چالش های کمتری روبرو خواهیم بود. از طرفی استفاده از دفتر اندیکاتور الکترونیکی نیازمند داشتن دانش فنی و استفاده از نرم‌افزارهای مربوطه است. بنابراین افراد بدون داشتن سواد استفاده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری در استفاده از دفتر اندیکاتور الکترونیکی با مشکل مواجه می شوند. همچنین، مشکلات فنی و امنیتی نیز می تواند چالش هایی را به همراه داشته باشد.
راهنمای گام به گام ثبت نامه در دفتر اندیکاتور
همانطور که گفته شد هنوز هم در بسیاری از موارد از دفتر اندیکاتور کاغذی و روش سنتی استفاده میشود. بنابراین نیاز است تا نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور را بلد باشیم. هر دفتر اندیکاتور شامل 7 ستون است که به ترتیب: ردیف، شماره بایگانی، تاریخ، موضوع، فرستنده، گیرنده و پیوست است. در ادامه به صورت مرحله مرحله و کامل این روند را برای دفاتر دستی و کاغذی طی میکنیم:
- شماره ردیف: شماره ردیف یا شماره ثبت، همان شماره اندیکاتور است که از ابتدای هر سال با شماره یک شروع می شود و به هر نامه ی وارده یا صادره که بدون سابقه قبلی نوشته شده باشد، یکی از این شماره ها اختصاص داده می شود. در پایان سال، شماره ردیف به عددی ختم می شود و دفتر اندیکاتور بسته می شود. سازمان در سال بعد از دفتر اندیکاتور جدیدی که با شماره یک شروع میشود، استفاده می کند.
- تاریخ: این تاریخ نشان دهنده زمان و روز ورود نامه و یا مستندات به سازمان را نشان می دهد.
- موضوع نامه:در این فیلد موضوع نامه و خلاصه ای از آنچه در نامه وارده یا صادره آمده است در قرار میگیرد. البته اگر دفتر اندیکاتور شما شامل فیلد “توضیحات نامه/شرح نامه” باشد، فقط موضوع را در این بخش می نویسید و توضیحات تکمیلی را در فیلد توضیحات نامه به آن اضافه میکنید.
- شماره نامه: در این ستون، شماره‌های مرتبط با هر نامه به ترتیب ثبت می‌شوند. این شماره‌ها می‌توانند شماره‌های سریالی یا کد‌های داخلی سازمان باشند.
- تاریخ نامه: تاریخ دریافت یا ارسال نامه در این ستون ثبت میشود. این تاریخ‌ها معمولاً به صورت روز/ماه/سال یا به شکلی مشابه آن نمایش داده می‌شوند.
- شرح نامه یا توضیحات: شرح نامه در این ستون، خلاصه ای از محتوای نامه به صورت مختصر ثبت می شود. این شرح می‌تواند به کمک جملات کوتاه یا کلمات کلیدی نامه به گیرنده ارائه شود.
- شماره قبل / بعد دفتر اندیکاتور: هنگامی نامه وارده و یا صادره، سابقه قبلی داشته باشد باید شماره اندیکاتور آن در این ستون ها نوشته شود. بدین گونه با استفاده از شماره اندیکاتور، روند پیگیری و رهگیری نامه آسان تر می شود.
پیوست ها: پیوست در نامه اداری به هر نوشته، فایل، سند یا مدرک دیگری اطلاق می شود که به ضمیمه نامه برای گیرنده ارسال می شود. این سند قرار است به نامه یا اطلاعات آن یا توضیحات بیشتری در مورد آن ارائه می دهد. معمولا در بالای نامه، پس از عناوین شماره نامه و تاریخ قرار میگیرد. این کاربرد پیوست در نامه نگاری و مکاتبات اداری برای ثبت و ضبط سوابق اهمیت بسیاری دارد، چرا که امکان سوء استفاده و دزدی از آنها فراهم نشود. در واقع هر نوع ضمیمه و اطلاعات اضافی مورد نیاز برای نامه می تواند در قسمت پیوست و به صورت “دارد/ ندارد” در فیلد پیوست قرار بگیرد.
شما میتوانید از وبسایت بانک لوازم تحریر ایران در جهت خرید انواع لوازم تحریر از جمله لوازم و تحریر مهندسی دیدن کنید. تمامی محصولات در بانک لوازم تحریر ایران به پایین ترین قیمت و با کیفیتی بسیار مناسب برای شما فراهم شده است.
